Facility Management. Was ist das?

Der Begriff Facility Management (FM) wird im Alltag oft gleichbedeutend mit Hausmeistertätigkeit, Objektbetreuung, Gebäudemanagement oder zum Beispiel auch mit Liegenschaftsverwaltung verwendet.

Im Kern dreht sich dabei alles um die Verwaltung von Objekten und die Betreuung der dortigen Anlagen, die im Englischen als „Facilities“ bezeichnet werden. Die Verwendung von diversen Synonymen sorgt jedoch schnell für Verwirrung.

In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, was sich hinter der Abkürzung FM konkret verbirgt und klären beispielsweise die Definition des Begriffs, die Bedeutung sowie die umfassenden Aufgaben, die darunter verstanden werden.

Definition: Was ist Facility Management eigentlich?

Die Facility Management Bedeutung umfasst nicht, wie fälschlicherweise oft angenommen, nur die reinen Aufgabenbereiche des Hausmeisters, sondern vielmehr den vollständigen Lebenszyklus und die damit verbundene ideale Nutzung von Objekten.

Fachleute bezeichnen das gesamte Gebäudemanagement auch als sekundären Prozess, der eine unterstützende Rolle übernimmt und in seiner Gesamtheit den Wert eines Objektes erhält, zu dessen allgemeiner Wertschöpfung beiträgt und dabei folgende Zielsetzungen realisiert:

• nachhaltige Optimierung der Bewirtschaftungs- und Betriebskosten
• Sicherstellung der technischen Nutzbarkeit aller Anlagen
• allgemeine Ertragssteigerung eines Objektes
• Sicherung der langfristigen Werterhaltung

Maßgeblich ist dabei eine lückenlose Objektbetreuung, die im Idealfall den vollständigen Lebenszyklus von der Bauplanung bis zum Gebäudeabriss umfasst.

Begriffsdefinition nach DIN: Wussten Sie, dass die Definition in Deutschland 2011 in der DIN EN 15221 festgehalten wurde und damit das Facilitymanagement eine einheitliche Begriffsbestimmung erhalten hat?

Dabei handelt es sich um das Ergebnis einer mehrjährigen Arbeit des Komitees für Normung, die sieben Teile umfasst, die für einen Laien doch recht umfangreich sind.

Die Grundlagen der Liegenschaftsverwaltung finden sich in der DIN EN 15221-1. Der zweite Teil DIN EN 15221-2 beschäftigt sich beispielsweise mit Vereinbarungen.

In weiteren Teilen der DIN geht es um Themen wie Qualität, Klassifizierung, Prozesse und Aufgaben, Flächenmessungen oder Leistungsbenchmarking. Die DIN soll Klarheit über Inhalte und das Leistungsspektrum von Facility-Management schaffen.

Was wird durch Facility Management möglich?

Optimales Facilitymanagement beginnt bereits mit der Objektplanung und der Berücksichtigung beispielsweise zukünftiger Kostenfaktoren wie allgemeine Bewirtschaftung, Heizung, Müllbeseitigung u. v. m.

Hierfür werden Lösungsmodelle entwickelt die wirtschaftliche Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz bieten. Mit Hilfe von Anpassungen und Optimierungen im Bereich des Gebäudemanagements können so langfristig Ertragssteigerungen erzielt werden.

Eine planmäßige Objektentwicklung vereint sowohl ökologische als auch ökonomische und soziale Zielsetzungen.

Ein Hausmeisterservice, der für einen Auftraggeber die Facility Management Aufgaben übernimmt, sorgt für nachhaltige Effizienz der zu verwaltenden Objekte.

Dabei sollten Ressourcen sorgsam eingesetzt und Hausmeister Dienstleistungen passgenau erbracht werden. Der Fokus liegt hier immer auf den individuellen Anforderungen des Auftraggebers sowie den Herausforderungen des jeweiligen Objekts.

Die Berufsbezeichnung Facility Manager im Überblick

Die DIN EN 15221 regelt zwar zunächst das Facilitymanagement, in der Praxis herrscht jedoch oft wenig Klarheit darüber, was ein Facility Manager eigentlich macht, mit welchen Aufgaben er betraut wird und über welche Kompetenzen er verfügen sollte. Häufig wird der Begriff umgangssprachlich mit dem des Hausmeisters gleichgesetzt.

Der Beruf ist sehr vielseitig und kann bereits bei der Mitwirkung an der Gebäudekonzeption und einer effizienten Ausrichtung der zukünftigen Nutzung beginnen und über Aufgaben der Bewirtschaftung inklusive Reinigung, Instandhaltung und Entsorgung bis zur Wartung von technischen Anlagen reichen.

Der Facilitymanager übernimmt alle gemeinsam mit dem Auftraggeber abgestimmten und durch ihn beauftragten Maßnahmen, überwacht dabei auch den wirtschaftlichen Nutzen und unterbreitet gegebenenfalls auch Vorschläge für eine Verbesserung.

Ideal geeignet ist hierfür eine Person, die neben Fachkenntnissen und Erfahrung auch eine gute Portion Sozialkompetenz und Weitblick mitbringt sowie gern eigenverantwortlich und selbstständig arbeitet.

Welche Aufgaben kann Facility Management umfassen?

Um herauszufinden, welche Ziele und entsprechende Tätigkeiten bei der Objektbetreuung umgesetzt werden sollen, muss sich ein Hausmeister Service zunächst ein umfassendes Bild von den Gegebenheiten des Objekts vor Ort machen.

Am besten vereinbaren Sie dazu ein persönliches Treffen mit Ortsbegehung, um mögliche Besonderheiten von Beginn an einordnen zu können.

Im Rahmen des Facility Management wird dann ein maßgeschneidertes Angebot erstellt, dass genau auf die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers abgestimmt wird. Entscheidend ist hier:

• Gesamtbetrachtung des zu betreuenden Objekts
• Berücksichtigung der Ausrichtung und Anforderungen des Auftraggebers
• Konkrete Zielformulierung und Unterteilung in Haupt- und Teilziele
• Lebenszyklusübergreifende Orientierung

Die DIN EN 15221-5 bietet passend dazu eine Hilfestellung und beschreibt welche Prozesse und Aufgaben im Facility Management durchführbar sind.

Dabei zeigt die DIN auch auf, in welchen Bereichen es zu Schnittmengen zwischen Personen, Hierarchien oder Organisationen kommen kann. Offen bleibt darin allerdings, in welcher Ebene eines Prozesses eine Teilung von Aufgaben oder eine Systemdienstleistung empfehlenswert ist.

Zielsetzung dieser DIN ist es allen Beteiligten eine Leitlinie für die Entwicklung und Verbesserung ihrer Prozesse anzubieten.

Das Hauptaugenmerk des Hausmeisterservices liegt darauf, den Auftraggeber in der Praxis bestmöglich zu unterstützen und flexibel gewünschte Aufgaben zu übernehmen, zu denen unter anderem folgende Punkte gehören können:

• Übernahme der Betreiberverantwortung
• Steuerung und Optimierung von Facility-Management–Prozessen
• Reinigung und Instandhaltung von Räumlichkeiten
• Einrichtung und Wartung der technischer Anlagen
• Nachhaltiges Energie Management
• Aufstellen von Maßnahmen für den Arbeitsschutz
• Durchführung der Prozesskostenabrechnung

Wichtiger Praxistipp für Hausbesitzer und Vermieter

Lassen Sie sich von der unterschiedlichen Nutzung des Begriffs Facility Management im täglichen Sprachgebrauch sowie im Fachjargon nicht verunsichern.

Insbesondere die DIN EN 15221-1 bis 7 dienen als allgemeine Unterstützung, sind jedoch sehr komplex. Hier kann eine fachmännische Beratung zur konkreten Umsetzung in der Praxis hilfreich sein.

Betrauen Sie einen führenden Hausmeisterservice in Ihrer Region mit allen Belangen rund um Facility Management.

Gemeinsam definieren Sie nicht nur langfristige Ziele und die passenden operativen Hausmeister Tätigkeiten, die dafür umgesetzt werden müssen, sondern sorgen auch für eine nachhaltige Betreuung und Wertsteigerung Ihres Objekts.

Erstellen Sie eine Übersicht, welche Hauptziele Sie verfolgen und was Sie von einem optimalen FM-Prozess alles erwarten.

Nutzen Sie unsere langjährigen Erfahrungen und unser Know-how rund um das Gebäudemanagement und die damit verbundenen Prozesse. Wir beraten Sie gern und erstellen Ihnen ein unverbindliches und kostenfreies Angebot.

Unter der Bezeichnung Facility Management wird ein vielseitiges Aufgabengebiet zusammengefasst.

Sie wissen nach dem Lesen unseres Beitrags, nicht nur mehr über Definition und Bedeutung des Fachbegriffs, sondern kennen auch die möglichen Tätigkeitsfelder, die ein Auftragnehmer im Rahmen der Objektbetreuung beauftragen kann.

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