Büroumzug – 10 Tipps für einen erfolgreichen Umzug

Büroumzug

Ein Umzug bringt immer stressige Zeiten mit sich insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Büroumzug handelt. Denn eine chaotische Koordination kann hier schnell den Fortbestand von wichtigen Arbeitsplätzen in Gefahr bringen. Umso entscheidender ist die Planung rund um die Frage: Was berücksichtigen beim Büroumzug?

Dabei gilt es nicht nur rechtliche Aspekte zu berücksichtigen und eine gute Planung rund um den Umzug durchzuführen, sondern auch dafür zu sorgen, dass die Arbeitsausfallzeiten so gering wie möglich gehalten werden.

Aus diesem Grund gibt unser Blogbeitrag heute wertvolle Tipps zur Thematik: Was erwartet mich beim Büroumzug? Darüber hinaus geben wir Antworten auf häufig gestellte Fragen, die unter anderem die Kosten für den Büroumzug betreffen.

Tipp 1: Erstellen Sie eine detaillierte Planung

Was erwartet mich beim Büroumzug? Um hier keine bösen Überraschungen zu erleben, ist eine gute Planung das A und O. Sie bildet die Grundlage für den gesamten Büroumzug und sollte neben allen Aufgaben auch die zugehörigen Zeiten und durchführende Personen enthalten.

Achten Sie dabei darauf, dass Sie auch die Kosten für den Büroumzug kalkulieren, um sich einen detaillierten Überblick über die anstehenden Maßnahmen zu verschaffen. Desto genauer Sie die Planung im Vorfeld durchführen, umso strukturierter verläuft der eigentliche Büroumzug.

Tipp 2: Berücksichtigen Sie alle rechtlichen Aspekte

Mit einem Büroumzug sind zahlreiche Faktoren verknüpft, die es alle zu berücksichtigen gilt. Angefangen damit, dass Sie Ihren alten Mietvertrag fristgerecht kündigen müssen sowie alle Mitarbeiter und Kunden mit einem Informationsschreiben über Ihr anstehendes Vorhaben informieren sollten.

Des Weiteren gilt es Notfallnummern für den Umzug einzurichten und Ihren zuständigen Steuerberater sowie das Finanzamt und Versicherungen zu benachrichtigen.

Sind diese Schritte geklärt, sollten Sie sich nicht nur alle Schlüssel der Mitarbeiter aushändigen lassen, sondern auch eine passende Schlüsselübergabe mit dem Vermieter oder Hausmeister vereinbaren.

Tipp 3: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein

Der Büroumzug ist nicht nur für die Geschäftsleitung, sondern auch für alle Mitarbeiter eine große Herausforderung. Beziehen Sie aus diesem Grund alle Kollegen rechtzeitig in Ihre Planungen rund um den Büroumzug ein und bieten sie dabei größtmögliche Transparenz. So vermeiden Sie Unsicherheiten oder Ängste im Zusammenhang mit dem bevorstehenden Umzug und Sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter am gleichen Strang ziehen.

Zusätzlich kann jeder Mitarbeiter dabei behilflich sein, den Umzug so einfach und bequem wie möglich zu gestalten und im Vorfeld zum Beispiel bereits Arbeitsgeräte aussortieren oder erneuern, die den Weg in die neuen Büroräume nicht mehr antreten sollen.

Tipp 4: Holen Sie sich professionelle Unterstützung für den Büroumzug

Ein Büroumzug ist aufwendig und es gibt viele kleine Dinge die dabei schiefgehen können. Mithilfe einer professionellen Umzugsfirma sorgen sie dafür, dass der gesamte Umzug gut koordiniert und reibungsfrei abläuft. Das Umzugsunternehmen kümmert sich um den sorgfältigen Transport von Möbeln, Arbeitsutensilien und Geräten.

Ein erfahrener Dienstleister bietet Ihnen auf Wunsch auch die Bereitstellung von Containern zur Entsorgung von alten Möbeln und Geräten oder verschiedene weitere Dienstleistungen rund um den Büroumzug an.

Vielleicht fragen Sie sich in diesem Zusammenhang: Was kostet ein Büroumzug?
Oft sind die Kosten für den Büroumzug deutlich geringer, als Sie vorab annehmen. Um im Vorfeld genau zu wissen, welche Aufwendungen dabei entstehen, ist es wichtig, dass Sie sich ein kostenfreies und unverbindliches Angebot erstellen lassen.

Tipp 5: Überprüfen Sie das Inventar

Überlegen Sie sich vorab genau, welches Inventar in die neuen Büroräume umziehen und was eventuell verändert oder modernisiert werden soll. Ein Umzug ist die ideale Gelegenheit, um alte Möbel und Geräte zu entsorgen und einen adäquaten Ersatz anzuschaffen.

Beachten Sie dabei auch die Lieferzeiten für neue Einrichtungsgegenstände, um zu vermeiden, dass am neuen Standort wichtiges Inventar fehlt oder nicht rechtzeitig eintrifft.

Tipp 6: Denken Sie an die Reinigung

Sowohl die neuen Büroräume als auch der bislang genutzte Standort müssen einer gründlichen Reinigung unterzogen werden.

Hier haben Sie ebenfalls die Möglichkeit eine passende Reinigungsfirma damit zu beauftragen, die neuen Räume vor dem Einzug zu säubern und die Reinigung der alten Unternehmensräume zeitnah nach dem Umzug durchzuführen.

Darüber hinaus stellt eine Reinigungsfirma sicher, das auch am Tag des Umzugs beispielsweise Treppenhäuser und Eingänge vom Umzugsschmutz befreit werden.

Tipp 7: Planen Sie ausreichend Zeiten für den Aufbau im neuen Büro

Nicht nur der Abbau und Transport des Inventars kostet Zeit, sondern natürlich auch das Auspacken, Aufbauen sowie der Anschluss von technischen Geräten am neuen Standort.

Berücksichtigen Sie aus diesem Grund für Ihren Büroumzug auch den Aufwand, der im neuen Büro entsteht. Erfahrungsgemäß nehmen der Aufbau von Möbeln sowie die Einrichtung von Geräten oft mehr Zeit in Anspruch als im Vorfeld gedacht. Planen Sie an dieser Stelle genügend Zeit ein, um Ihr neues Büro in Ruhe einzurichten.

Tipp 8: Kalkulieren Sie Ausfallzeiten ein

Auch bei der besten Planung ist es in den seltensten Fällen möglich, Freitagnachmittags das alte Büro zu verlassen und am kommenden Montag am neuen Standort nahtlos weiterzuarbeiten.

Achten Sie hier darauf, dass Sie Ausfallzeiten einkalkulieren, indem Sie beispielsweise alle Kunden und Mitarbeiter rechtzeitig informieren und darüber hinaus einen Anrufbeantworter und eine automatisierte Email Benachrichtigung einrichten, die auf den gerade stattfinden Umzug hinweisen.

Tipp 9: Kommunizieren Sie Ihre neuen Kontaktdaten

Vergessen Sie nicht Ihre Kunden und Geschäftspartner über die neuen Kontaktdaten zu informieren. Dies gelingt am einfachsten, wenn Sie einen entsprechenden Beitrag auf Ihrer Unternehmenswebseite veröffentlichen sowie einen Newsletter mit Informationen zum Firmenumzug versenden. Auch die Emailsignatur jedes einzelnen Mitarbeiter sollte in diesem Zusammenhang überarbeitet werden und die aktuellen Kontaktdaten bereithalten.

Tipp 10: Feiern Sie eine Einweihungsparty

Feiern Sie Ihren erfolgreichen Büroumzug mit einer Einweihungsparty. Damit belohnen Sie sich und Ihre Kollegen nicht nur selbst, sondern können wichtige Geschäftspartnern und Kunden einladen, um diesen zu zeigen, wie Sie Ihre neuen Büroräume gestaltet haben.

Fazit: Was berücksichtigen beim Büroumzug!

Es ist vollbracht! Mit unseren 10 Tipps haben Sie Ihren Büroumzug im Handumdrehen gemeistert.

Ein wichtiger Punkt dabei ist, dass Sie sich ein passendes Umzugsunternehmen sowie eine Reinigungsfirma suchen auf, die Sie sich verlassen können und die Sie tatkräftig bei der Planung und Umsetzung Ihres Büroumzugs unterstützt.

Sprechen Sie mit uns über Ihre Herausforderungen. Gemeinsam organisieren wir Ihren Büroumzug Stuttgart.

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