Worauf Firmen bei der Gewerbemietverwaltung achten sollten

Das Immobilien-Management für Gewerbeimmobilen, darunter beispielsweise Verwaltungs- oder Büroobjekte aber auch Industriegebäude oder Hotels, ist ein sehr weitreichendes Aufgabengebiet.
Firmen und Wohnungseigentümergemeinschaften wünschen sich gut vermietbare Räumlichkeiten sowie zuverlässige, zahlungsfähige Mieter. Ein sehr verständlicher Wunsch, doch …

Oft ist es in der Praxis nicht immer leicht, Leerstand zu vermeiden und das ursprünglich eingebrachte Kapital sicherzustellen beziehungsweise systematisch zu erhöhen.

Aus diesem Grund ist es entscheidend, dass eine zuverlässige und vorausschauende Gewerbemietverwaltung durchgeführt wird, die in erfahrende Hände gehört.

Wir verraten Ihnen worauf Unternehmen bei der WEG Verwaltung achten sollten, woran Sie eine gute Gewerbeverwaltung erkennen und wie Sie den passenden Immobilienverwalter finden.

Was wird unter Gewerbemietverwaltung genau verstanden?

Für Unternehmen und Wohnungseigentümergemeinschaften ist die zuverlässige Verwaltung ihrer Gewerbeflächen- sowie Räume von zentraler Bedeutung.

Oft steht dabei die Frage im Raum, welche Aufgaben dabei an einen Immobilienverwalter übertragen werden können und welche Kosten dabei entstehen. Hier ist es entscheidend, wer die Vertragsvereinbarungen aber auch die regelmäßige Kommunikation mit Geschäftspartnern und Mietern übernimmt.

Gut zu wissen: Eine Wohnungseigentumsverwaltung, oder kurz WEG Verwaltung, kann im Rahmen der Verwaltung gemeinschaftlichen Eigentums (Gebäude, Anlagen, Einrichtung) unter anderem folgenden Aufgaben übernehmen, die zum Beispiel in § 21 WoEigG gesetzlich geregelt sind.

• Vergabe und Betreuung von Reparaturleistungen sowie Sanierungs- und Renovierungsarbeiten
• Überwachen und ggf. Anpassen der Miete
• Aufstellung eines Wirtschaftsplans
• Erarbeitung einer Hausordnung
• Überblick über Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums
• Sicherstellung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung
• Feuersicherung
• Überwachen und Durchführung des Zahlungsverkehrs
• Vorbereitung von Heiz- und Betriebskostenabrechnungen
• Abnahme und Übergabe der Mietsache
• Neuvermietungen
• Mieter-/Pächterbetreuung

Welche Rolle spielt der Verwaltungsbeirat für die Immobilienverwaltung?

Der Verwaltungsbeirat setzt sich aus Vorsitzenden und mindestens zwei Beisitzern zusammen, die zur Wohnungseigentümergemeinschaft zugehörig sind. Gewählt wird dieser Beirat im Rahmen der WEG Versammlung.

Er übernimmt die Rolle den Hausverwalter bei all seinen Tätigkeitsbereichen zu unterstützen und kontrolliert beispielsweise Abrechnungen, Wirtschaftspläne oder Abschluss des Verwalter-Vertrags.

In der Regel arbeiten Beirat und Verwaltung einer Gewerbeimmobilie eng zusammen und stimmen sich in zahlreichen Belangen auch kurzfristig untereinander ab. So wird es bei Problemstellungen auch kurzfristig möglich, operativ einzugreifen und Gegenmaßnahmen umgehend einzuleiten.

Woran Sie als Unternehmer eine gute Hausverwaltung für Ihr Gewerbeobjekt erkennen können?

Regelmäßige Weiterbildung: Eine erfahrene Immobilienverwaltung verfügt bereits über Referenzen im Immobilien-Management und nimmt, gemäß Fortbildungs-Pflicht vom 01. August 2018, regelmäßig an Weiterbildungen teil. Im Idealfall gehört der Hausverwalter einem Fach- oder Berufsverband an.

Aktueller Wissenstand: Entscheidend für Firmen ist es, dass sich der Verwalter gut mit den zu betreuenden Gewerbeobjekten auskennt und allen Beteiligten, wie Mietern, Pächtern, Wohnungseigentümergemeinschaften, Verwaltungsbeirat gern Rede und Antwort steht.

Verhandlungsgeschick: Besonders gefragt ist dabei ein gewisses Fingerspitzengefühl, auch im Hinblick auf kritische Reaktionen der Eigentümer oder des Beirats. Hier weiß eine gute Hausverwaltung mit sachlichen Argumenten und neutralem Verhalten gegenüber alle Parteien zu überzeugen.

Gute Erreichbarkeit: Ein erfahrener Hausverwalter bietet Ihnen einen persönlichen Ansprechpartner und hat ein offenes Ohr für Ihre Belange, auch außerhalb der festen Bürozeiten. Sollten Sie doch einmal niemanden sofort erreichen, werden Sie vom Immobilienverwalter zeitnah zurückgerufen. In Zeiten von Krankheit oder Urlaub werden Sie informiert und erhalten auch die Kontaktdaten der Vertretung.

Langfristiges Engagement: Eine gute Hausverwaltung erkennen Sie als Unternehmer auch daran, dass sie Beschlüsse aus der Eigentümerversammlung nicht nur ohne große Zeitverzögerung umsetzt, sondern auch wertvolle Vorschläge, beispielsweise zur nachhaltigen Kostensenkung, macht.

Zum Thema Engagement gehört übrigens auch, dass Fehler, die gemacht werden von der Immobilienverwaltung erkannt, eingestanden und beseitigt werden.

Faires Preis-Leistungs-Verhältnis: Eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit basiert immer auch ein Stück weit auf einem passenden Gefüge zwischen Preis und Leistung. Eine gute Verwaltung stellt sicher, dass es keine versteckten Kosten gibt und alle erledigten Aufgaben ordnungsgemäß beim Auftraggeber abgerechnet werden. So können Sie sicher sein, dass es keine bösen Überraschungen bei der Abrechnung gibt und Sie auch nur für tatsächlich erbrachte Leistungen aufkommen müssen.

Nachhaltige Transparenz: Zu einem guten Immobilien-Management zählt auch eine gewisse Transparenz, die die Hausverwaltung an den Tag legen sollte bezüglich Rechnungen, Abrechnungen, Wirtschaftsplänen und weiteren. Alle Verwaltungsunterlagen sollten vollständig, geordnet und auf Wunsch jederzeit zugänglich sein.

Parteilose Neutralität: Ein erfahrener Verwalter wird sich nicht nach den Interessen der Mehrheitseigentümer ausrichten, sondern stets seiner Neutralitätspflicht nachkommen.

Korrektheit und Nachprüfbarkeit: Zur nachhaltigen Verwaltung von Gewerbeobjekten sowie -flächen gehört auch die Berücksichtigung aller vom Unternehmen gewünschten Tagesordnungspunkte für die jeweiligen Eigentümerversammlungen. Dazu zählt auch die Anberaumung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen.

Alle darin erfolgten Beschlüsse werden von einer guten Hausverwaltung in einem Protokoll sowie der sogenannten Beschlusssammlung zusammengefasst und im Rahmen des Anfechtungszeitraums rechtzeitig an die betreffenden Parteien zur Prüfung versendet.

Sorgfalt im Umgang mit allen Finanzen: Ganz gleich, ob es sich um die Höhe des Hausgeldes oder Rücklagen für die Instandhaltung dreht. Eine gute Immobilienverwaltung geht sorgfältig mit allen Finanzen um. Dazu gehört auch, dass insbesondere bei größeren Investitionen, Vergleichsangebote eingeholt werden, um ein nachhaltiges Preis-Leistungsverhältnis gewährleisten zu können.

Wie Sie ein erfahrener Hausverwalter bei der Wohnungseigentumsverwaltung unterstützen kann?

Mit Unterstützung einer zuverlässigen WEG Verwaltung meistern Sie alle erforderlichen Verwaltungs- sowie Betreuungsaufgaben rund um Ihr Gewerbeobjekt. Dabei werden auch knifflige Bereiche wie die Ausgestaltung von Gewerbemietverträgen in enger Zusammenarbeit zuverlässig realisiert.

Gemeinsam mit einer Immobilienverwaltung können Firmen die geeignete Auswahl von Mietern durchführen, diese betreuen und passend dazu Verträge und Bonitäten im Blick behalten. Darüber hinaus fallen die vollständige Mieter- und Pächterbetreuung sowie die Neuvermietung in den Aufgabenbereich eines Verwaltungsunternehmens. In diesem Rahmen werden unter anderem auch Renovierungsaufgaben vergeben und betreut.

Anhand eines Wirtschaftsplans überwacht Ihr Immobilien Manager, alle die für ein Wirtschaftsjahr zu erwartenden Kosten, wie Aufwendungen für Energieversorgung, Hausmeister, /Hausreinigung, Pflege des Gartens, Wartung von Technik, laufende Instandsetzung, Versicherungs- und administrative Kostenstellen.

Es können aber auch weitere Aufgabenfelder entstehen, zum Beispiel dann, wenn die Nutzung einer Gewerbeimmobilie auf einen neuen Mieter angepasst werden muss. Hier kann eine Wohnungseigentumsverwaltung gezielt alle erforderlichen Maßnahmen und Aufgaben für Umbau oder Sanierung in die Wege leiten.

Überlassen Sie die Gewerbemietverwaltung nur erfahrenen Händen! Arbeiten Sie Hand in Hand mit Ihrer Hausverwaltung und sichern Sie somit den langfristigen Erfolg Ihrer Gewerbeobjekte- sowie Flächen.

Unser Überblick hilft Ihnen dabei, die passende WEG Verwaltung zu finden und anhand einer ganzen Reihe von Kriterien zu erkennen, wie gut Sie zu Ihren Anforderungen passt.